El mundo deportivo está lleno de supuestos protocolarios. Cada partido, inauguración de
instalaciones, certámenes, jornada...etc, es un acontecimiento, por tanto un acto de
comunicación a través del cual debemos buscar una presencia en los medios de comunicación.
Esto conlleva que cuanto mejor esté preparado nuestro evento; esto es, controlada la
presencia de los invitados VIPS (autoridades políticas, deportivas, invitado de honor,
patrocinadores), establecidas las precedencias (orden protocolario de autoridades), planificado
y coordinado cada uno de los actos que conlleva el conjunto del evento, organizado accesos de
entra, parking, recorridos...etc, más posibilidades tenemos de conseguir que nuestro acto sea
El protocolo deportivo requiere de una reglamentación específica que no existe. La amplia
gama de disciplinas deportivas pone de manifiesto la necesidad de un ordenamiento general y
tantos específicos como disciplinas hayan. Pero la realidad es que no tenemos un manual
general del que echar mano y nos ayude a salir de situaciones “comprometidas”. Por tanto mi
propuesta es establecer un manual interno propio o un protocolo limitado a dicho ámbito, donde
se tenga en cuenta: autoridades políticas, deportivas, personalidades empresariales...,
observando lo que se hace en otras instancias y ajustarlo a nuestras necesidades.
A la hora de organizar y desarrollar un evento deportivo, resultan necesarios profesionales en las áreas de protocolo, logística y seguridad.
Hay que intentar reunir a personas con distintas facultades y formar un equipo de trabajo propio.
Para que el evento deportivo sea un éxito hay que asegurar los siguientes servicios: seguridad, apoyo sanitario y antidopaje, manutención, alojamiento, equipamiento, logotipos, carteles, transporte, recepciones, instalaciones, publicidad y difusión, obsequios de empresa, fotógrafos, operativos de prensa, regalos de promoción y actividades de ocio y aventura.
Además se puede tener en cuenta a las personas que hacen voluntariado e invitarles a que formen parte del proyecto como cuerpo de voluntariado.
Ten en cuenta todos estos parámetros a la hora de realizar el evento deportivo, pues de la buena organización dependerá el resultado exitoso.
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El deporte, en sus diferentes modalidades, ha recibido en el último medio siglo un impulso
importante, en gran parte debido a que la televisión permite, a millones de espectadores,
contemplar cualquier evento deportivo por lejos que se encuentre el lugar donde se realice. De
ahí que sus organizadores deban hacer un esfuerzo importante para que se desarrolle con
orden y brillantez; sobre todo las ceremonias protocolarias relacionadas con las personas
–deportistas, directivos, autoridades, etc.– que participan y con los símbolos que se utilizan.
Pero siempre bien limitada la repercusión del evento para ajustar el diseño del mismo a su
notoriedad.
El acontecimiento deportivo por excelencia son las Olimpiadas. Seguramente afrontáis con
ilusión y mucho trabajo la organización de cada uno de vuestros actos pero ¡ojo!, dimensionar
bien la repercusión del mismo. Tan malo es no organizar nada como intentar hacerlo como si
cada uno de ellos se tratase de unas Olimpiadas.
planeacion y organizacion
Normativa Básica
Las “tres” más básicas:
1.Sencillez
2.Educación
3.Anticipación.
Si bien, autoexigirnos mayor concreción en las pautas a seguir en la organización del evento
nos llevará a una mejor planificación y coordinación del mismo.
Por tanto debemos prefijar:
Un acto debe obedecer a “algo” (motivo por el que lo organizamos)
A quienes nos dirigimos
Grado de formalidad
Qué instituciones o personas realzan el acto.
Nº de invitados, asistentes, público en general, etc.
Otros aspectos que debemos cuidar.
1.- La Presidencia:
Se entiende como presidencia el conjunto de personas que ocupa el lugar más preeminente y
destacado de un acto.
Por lo general, claramente destacada del resto de los invitados.
El protocolo clásico recoge la ordenación del conjunto de la presidencia en base a:
1.1.1- Ordenación en alternancia:
1.1.1.a. -Impar. La persona que presida ocupara el puesto central y a su derecha la de
segundo nivel, posteriormente, continuaremos de izquierda a derecha hasta finalizar la línea de
autoridades.
1.1.1.b.- Par. La persona que preside se colocará a la derecha del centro. Y a la
izquierda de este “falso” centro, la de segundo nivel., alternando nuevamente hasta finalizar la
línea.
1.1.2- Ordenación Lineal: La persona de mayor rango abre la línea de autoridades, el resto se
irá colocando consecutivamente.
1.2.a.-Presidencia de Pie.
Siempre la utilizamos para recibimientos oficiales, recepciones y audiencias.
Propia para actos celebrados en locales cerrados, breves y de carácter informal.
Para actos al aire libre y también de corta duración.
Áreas de honor en los laterales o frente a la misma.
La disposición de los invitados es al libre albedrío.
La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las características del
local, o del espacio exterior.
PRESUPUESTOS DE GASTOS:
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Instalaciones
Equipamientos
Transportes
Arbitrajes
Alojamientos
Manutención
Seguros
Difusión
Gastos financieros
Imprevistos
PRESUPUESTOS DE INGRESOS:
Inscripciones
Unión Europea
Estado
Comunidad Autónoma
Diputación Provincial
Ayuntamiento
Patrocinador
Publicidad
MerchandisingOtros
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organigrama / jueces
1.2.b.- Presidencia sentada
Utilizada en actos celebrados en locales cerrados, con duración por encima de los
40´ y de carácter formal.
Presentaciones de Jornadas, congresos, actos académicos, entrega de premios...etc.
La presidencia se colocara en una mesa que mire de frente a los invitados.
La mesa debe tener extensión suficiente (que nadie se “caiga” por los extremos).
Los invitados también deben estar sentados.
Reserva de las primeras filas.
Dentro de la presidencia sentada y muy característico de los eventos deportivos debo
de incluir y destacar el uso del Palco.
Siempre de carácter formal.
Estar situado en el centro, con entrada propia desde el exterior.
Dividirlo en tres grupos: Palco presidencial, de Honor y Vips, facilita su
organización.
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adecuacion de la infrestructura
¿Cómo organizamos al resto de invitados?
Tan importante es tener bien atendidos a los vips como al resto de invitados. Por ello,
debemos obligarnos a realizar un trabajo previo que facilite posteriormente nuestro trabajo:
Escrupuloso seguimiento de la lista de confirmaciones.
Una perfecta organización en las zonas reservadas para ellos. Desde las puertas de
acceso, el personal auxiliar que se encargara de su buen recibimiento...etc. Nunca
olvidar que también son invitados.
6.- El discurso.
En algunos actos el discurso esta presente dentro del evento que organizamos.
Como regla común, comienza a hablar la personalidad de menos rango y finaliza la de mayor.
En la actualidad, la presencia en algunos eventos de un alto número de representantes
políticos, institucionales, etc, genera intervenciones de hasta seis y siete turnos.
En mi opinión excesivas.
Por otra parte, hay que cerrar también los tiempos de intervención de cada representante; y
avisarles previamente, bien directamente o a través de su equipo de colaboradores, el tiempo
que se le ha adjudicado a cada uno de ellos.
Seguir estas pautas mínimas, embellecerá el evento y os librará de grandes dolores de cabeza.
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convocatoria
NUEVAS FORMAS DE COMUNICAR: En multitud de ocasiones, muchos organizadores de reuniones, conferencias, han tenido que presenciar una siesta de algún asistente.
Por más interesante que sea el contenido, si no se usan las herramientas adecuadas, no se conseguirá captar la atención del asistente y mantenerla durante todo el tiempo que dure el encuentro.,
Este problema surge cuando el asistente tiene que permanecer en el asiento durante 60 o 90 minutos sin moverse, hasta la famosa frase “¿Alguna pregunta?”, que entonces alguien se asusta y despierta de forma brusca…
A continuación, damos algunos consejos a los organizadores.
En primer lugar, el espacio ha de ser muy grande, con asientos que se puedan mover, para que se puedan crear grupos más pequeños y dinámicos.
En segundo lugar, los participantes tienen que moverse de un lado a otro, conociendo gente. Esto se puede generar, si a mitad de la conferencia, se les hace cambiar de asiento.
En tercer lugar, para conseguir captar la mayor atención posible de los asistentes, las exposiciones han de ser cortas y claras e intentar combinar distintos formatos de presentación del mensaje y usar por ejemplo, PowerPoint para ilustrar y no como guión.
La clave del éxito está en lograr una buena comunicación. Para ello, se puede poner en práctica el método Open Space, que consiste en dar protagonismo a los propios asistentes, proponiéndoles a quienes lo deseen que formulen una pregunta. Quien pregunta se sitúa en una parte de la sala y el resto de los asistentes se colocarán al lado del “formulador” que más le ha inspirado, creando pequeños grupos de debate. Este sistema es muy flexible, pues los participantes pueden cambiar de grupo cuando lo deseen.
Para finalizar, otra opción de formato, sería fingir una especie de entrevista informal a una o más personas con la presencia de un moderador. Ellos estarían sentados en unos sofás, como si estuviesen en una cafetería. Este ambiente distendido y cercano, animará e invitará a los demás asistentes a levantar la mano para dar su opinión.
ceremonia de apertura
El discurso.
En algunos actos el discurso esta presente dentro del evento que organizamos.
Como regla común, comienza a hablar la personalidad de menos rango y finaliza la de mayor.
En la actualidad, la presencia en algunos eventos de un alto número de representantes
políticos, institucionales, etc, genera intervenciones de hasta seis y siete turnos.
En mi opinión excesivas.
Por otra parte, hay que cerrar también los tiempos de intervención de cada representante; y
avisarles previamente, bien directamente o a través de su equipo de colaboradores, el tiempo
que se le ha adjudicado a cada uno de ellos.
Seguir estas pautas mínimas, embellecerá el evento y os librará de grandes dolores de cabeza.
desarrollo
El Proceso de Organización de una Actividad deportiva contempla una serie de Fases coordinadas entre sí.
Siempre que vayamos a realizar cualquier acción debemos analizar la situación de nuestra propia Organización (Institución, Entidad, Empresa, etc.) y de nuestro entorno, para realizar un diagnóstico que nos posibilite actuar en consecuencia y tomar las decisiones de gestión y organización más adecuadas.
Las Fases del Proceso de organización de una Actividad deportiva, son las siguientes:
PROYECTO
CANDIDATURA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
PLANIFICACIÓN OPERATIVA
PROGRAMA
DIFUSIÓN
EJECUCIÓN
EVALUACIÓN
MEMORIA
La clausura
debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…
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| http://www.google.com/imgres?imgurl=http://www.mujerydeporte.org/torino06/noticias/fotos/ceremonia_clausura |
